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PREGUNTAS MÁS FRECUENTES

Plan de Cuentas

1. ¿Cuál es el primer paso antes de cargar un plan de cuentas?

El primer paso antes de cargar  un Plan de Cuentas, es definir el Formato del Código que tendrá el Plan de Cuentas.

La definición del formato del Plan de Cuentas, se debe realizar en Definiciones en la Opción Parámetros.

El formato debe ser representado por el número "9" y la división de los niveles con ".", por ejemplo: 9.99.999

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2. ¿Cómo crear un plan de Cuentas?

Si no tenemos ningún modelo a seguir, para Crear un Plan de Cuentas, debemos primero:

Definir en papel, cuales son los grandes grupos o rubros: Por ejemplo Activo, Pasivo, Patrimonio Neto, Ingresos y Egresos.

Como segundo paso, definir que sub y sub-grupos estarán dentro de los grandes rubros, como ejemplo: Disponibilidades y dentro del mismo Caja.

Luego definir el formato que tendrá su plan de cuentas con dígitos (9) y niveles (.) deacuerdo al modelo que definio previamente, ejemplo: 9.99.999, que sería primer nivel "Activo", apartir del punto "Disponibilidades" segundo nivel, y el último tercer nivel la cuenta asentable que sería "Caja".

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3. ¿Qué son Niveles?

Niveles es la división que tiene el plan de cuentas que se esta definiendo, la cual se divide con el ".", el sistema no tiene limite de niveles, pero depende también de los dígitos (9) que coloque por cada nivel.

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4. ¿Qué son dígitos por niveles?

Dígitos por niveles, significa hasta cuantos ítems se necesitan grabar dentro de algún sub-grupo.

Por ejemplo: 9.99.99.999, dentro del Sub-Grupo de nivel 4, se necesitarán grabar hasta 100 clientes, o 100 proveedores, entonces necesito un número de tres dígitos, para este nivel.

Para definir la cantidad de dígitos por niveles, el sistema utiliza “9”, y para separar los niveles “[.]”.

De esta forma un formato para el código de este Plan de Cuentas modelo sería: “9.99.99.999”

Para Activo, y todas las cuentas que están en su misma dirección: solo se necesitan hasta 5 ítem, por lo tanto con "9" ya basta. Este nivel es de 1 dígito.

Para Disponibilidades, Gastos Administrativos y todas las cuentas que están en su misma dirección: se necesitan hasta 20 ítem, por lo tanto se necesitan 99. Este nivel es de 2 dígitos.

Para Clientes, Agua Luz y Teléfono, y todas las cuentas que están en su misma dirección: se necesitan hasta 30 ítem, por lo tanto se necesitan 99. Este nivel es de 2 dígitos.

Para Identificar a cada cliente, o proveedor, y todas las cuentas que están en su misma dirección: se necesitan hasta 100 ítem, por lo tanto se necesitan 999. Este nivel es de 3 dígitos.

Importante: El Plan de Cuentas es el esqueleto del CONTASYS, y de su buen diseño depende el funcionamiento del mismo.

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5. ¿Cómo se copian los planes de cuentas?

Si Usted tiene varias empresas, y no quiere cargar de vuelta un Plan de Cuentas, el CONTASYS, le permite copiarlo de alguna de las empresas que ya tiene.

Para poder copiar un Plan de Cuentas de una empresa a otra, en el momento de crear la Empresa Nueva, introduce en el campo: “Copiar Plan de Cuentas de: ” el número de la Empresa de la cual quiere copiar o con la ayuda del MEMO [*]. Una vez definida la nueva empresa, cuando la seleccione, el Plan de Cuentas, y la Ventana de Parámetros estará totalmente definida.

A partir de ahí se pueden agregar cuentas nuevas y borrar las que no se usan sin afectar a la empresa de donde copio.

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6. ¿Cómo cambiar el código de una cuenta?

Existen dos formas de hacer el cambio de código a una cuenta que ya tiene movimientos, los cuales son:

1era. Opción

En Procesos en la opción "Cambiar Código de Cuenta" (Contasys 2.0) o en Procesos/Cambiar Códigos/Plan de Cuentas (Contasys 3.0), al ingresar le pide el código que quiere cambiar, el cual lo puede digitar o buscar con el MEMO [*], luego de seleccionar el siguiente campo en el nuevo código que quiere colocarle, en este proceso automáticamente cambiará en todos los libros, Diario y los de I.V.A.

2da. Opción

1. Imprimir un Libro Mayor de la Cuenta cuyo código quiere ser cambiado.

2. Buscar en todos los ficheros en donde posiblemente se utilice esta cuenta e imprimir en que número de movimiento se encuentre.

3. Ingresar al Módulo \Definiciones\Plan de Cuentas.

4. Cerciorarse que no existe una cuenta con el código nuevo.

5. Posicionarse sobre la cuenta cuyo código quiere modificar.

6. Presionar la tecla [F9] y elegir “Cambiar Código”, o bien el método abreviado es la combinación de teclas [Alt] + C.

7. Escribir el nuevo código

8. Ingresar a \Definiciones\Asientos Diarios, y modificar los asientos en donde estaba la cuenta anterior, colocando la cuenta actual

9. Hacer lo mismo con el libro de Compras, Ventas, Tipos de Comprobantes, Clientes, Proveedores, etc.

Importante: Es indispensable que de todos los ficheros desaparezca el código anterior, y sea reemplazado por el actual. Es la única manera de garantizar el buen funcionamiento del CONTASYS.

Nota: Antes de realizar cualquier cambio de código, haga un Backup, para tener un respaldo por si las cosas no salen bien.

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7. ¿Qué efecto causa que una cuenta imputable se convierta en una no-imputable para tener sub-cuentas?

Si una cuenta al empezar el movimiento contable es definida como Imputable, y con el transcurrir del tiempo se necesita que esté dividida en subcuentas. O sea  que de ser Imputable es necesario que pase a ser No Imputable.

Si esta cuenta llegó a tener movimientos, cuando se modifique de Imputable a No Imputable, se deben de modificar los asientos en los cuales tuvo movimientos,

Si este proceso no se lleva a cabo, a la hora de hacer el Cierre y Reapertura, en forma automática, los datos no van a ser correctos, y van a existir cuentas que nunca se van a cerrar.

Importante: Una cuenta madre de otras, nunca puede ser imputable.

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8. ¿Por qué cuando se accede al plan de cuentas, el código tiene el siguiente formato: 0000000001, y no me aparecen los niveles por ejemplo?

Es porque se comienza a cargar el programa, para que aparezca el formato que quiere para su plan de cuentas debe ingresar en Definiciones/Parámetros (Contasys 2.0) o Utiles/Formatos de Código (Contasys 3.0)

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Operaciones

1. ¿Se pueden cargar asientos con fechas no correlativas?

En el CONTASYS, tanto la carga del libro Diario, Compras o Ventas se pueden cargar sin tener en cuenta las fechas de las operaciones.

Por ejemplo se pueden cargar movimientos mezclando los meses, los días, o sea sin tener en cuenta un orden estrictamente cronológico.

Al imprimir el Libro Diario, Compras o Ventas (en el Módulo Reportes/Libros), los movimientos aparecen ordenados por fecha, y no por código de carga o número de asiento.

Por supuesto siempre es recomendable trabajar ordenadamente, porque de esa manera se tiene un mejor control del trabajo y se es más eficaz.

Los asientos cargados (Libro Diario) en forma desordenada, pueden ordenarse de acuerdo a la fecha del movimiento. Esto se hace mediante la “Re-enumeración de Asientos” (Contasys 2.0) y "Re-enumeración/Libro Diario" (Contasys 3.0), que se encuentra en el Módulo de Procesos.

Contasys 2.0: las compras ni las ventas cargadas en forma desordenada, ya no pueden ordenarse de acuerdo a la fecha del movimiento. Una vez que se haya cargado en forma no correlativa, con respecto a las fechas, ya no se puede cambiar.

Contasys 3.0: todos los movimientos cargados en forma desordenada pueden ser ordenados en "Procesos/Re-enumeraciones" y allí tendrá todas las opciones de los diferentes libros.

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2. ¿Por qué a veces no aparecen las compras, las ventas o los asientos diarios en los libros, siendo que ya se cargaron?

Casi siempre esto ocurre después de un corte brusco de la energía eléctrica (apagón), o por haber salido del sistema apagando directamente el equipo, sin presionar [Esc] las veces necesarias.

Los datos generalmente están en el CONTASYS, porque si pedimos un listado de los libros los mismos aparecen, sólo que no los visualizamos en el fichero.

Este problema se soluciona Ingresando en el "Útiles/Ordenación", y ejecutando primero una Ordenación Interna, una vez concluida ésta, ejecutando una Ordenación Externa.

Cuidado: Si se apaga la computadora estando el CONTASYS activado, se pueden llegar a perder los datos cargados o parte de ellos.
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3. ¿Dónde se puede mirar el libro de compras o ventas para puntear los datos cargados?

El listado ideal para puntear los datos cargados en el Libro de Compras o Ventas, se pueden obtener en "Reportes/Compras o Ventas" (Contasys 2.0), ya sea por fecha, por cuenta, etc. O en "Reportes/I.V.A./Libro Compras o Ventas" (Contasys 3.0) en sus diferentes modelos.

Es el listado ideal porque tendrá tanto los movimientos como el código donde se encuentra grabado dentro del Libro I.V.A, por sí necesite alguna modificación no tendrá que buscarlo uno po uno.

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Definiciones

1. ¿Cómo saber que se le vendió, en un periodo de tiempo, a un determinado cliente o Proveedor?

Esta es una información, que generalmente, se obtiene a partir de todas las facturas, lo que suele ser un proceso manual, a menos que en la empresa tengan un programa de control de Cuenta Corriente de Clientes o Proveedores.

Con el CONTASYS, se puede obtener este informe, sin ningún trabajo adicional.

Siempre que al cargar el Libro Ventas o Compras, se hayan definido los clientes o proveedores para cada comprobante, el CONTASYS está preparado para emitir un listado de todos los movimientos realizados por un determinado cliente o proveedor.

Esto se obtiene en el Módulo de Reportes, Opción de Ventas x Cliente y para compras Opción de Compras x Proveedor. Para este listado se puede definir un rango de varios, o un solo cliente o proveedor. El listado siempre aparece totalizado por cada uno (Contasys 2.0).

O en "Reportes/I.V.A./Libro de Compras o Ventas/Por Filtros (Contasys 3.0).

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2. ¿Dónde se puede obtener la cuenta corriente de un cliente o proveedor determinado?

La cuenta corriente de un cliente o proveedor, se obtiene a través del Libro Mayor, siempre que los clientes o proveedores tengan su propia cuenta en el Plan de Cuentas y así mismo esté vacio la cuenta en el tipo Compras o Ventas a Crédito en "Tipos de Comprobantes".

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Procesos

1. ¿Por qué se cuelga en el procesos de "Re-enumeración de Asientos?

Esto puede ocurrir por estas razones:
Problemas en el Plan de Cuentas. Esto puede ocurrir por que: No fueron definidos los rubros de Activo, Pasivo, etc., o sea no hay cuentas de 1er. Nivel. Hay niveles que se están saltando en el Plan de Cuentas: o sea que de una cuenta: 1.2.0.000, (de 2do. Nivel,  se pasa directamente a la cuenta 1.2.0.001, de (4to. Nivel). Problemas de Disco Duro: Hay algunos sectores defectuosos en su disco duro. Eso generalmente se soluciona llamando a su técnico de PC.

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2. ¿En Traspasos del Libro Compras o Ventas a Asientos Diarios en que momento reemplaza un asiento?

Un asiento es reemplazado, cuando se está intentando  traspasar una compra o venta por segunda vez, pero antes de reemplazar le aparece el siguiente mensaje de: “Desea reemplazar el asiento existente”, se elige el botón ACEPTAR si desea reemplazar el anterior. Si presiona CANCELAR, dejará el asiento como lo hizo la primera vez.

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3. ¿Por qué no se puede imprimir un balance de cualquier tipo del ejercicio cerrado?

Esto ocurre porque ya realizo el Cierre y Reapertura, por ese motivo todas las cuentas patrimoniales como los de resultado estan con saldo cero. El Cierre y reapertura hace automáticamente con fecha 31/12/XX, lo cual Ud. puede sacar informes de balances hasta la fecha 30/12/XX sin que le afecte los asientos de cierre o cancelación, pero así también los asientos de ajuste deben ser antes del 31/12/XX.

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Reportes

1. ¿Por qué no sale un Balance Impositivo?

Los motivos por los cuales no se obtenga un Balance Impositivo, pueden ser varios, tales como:

1. No hay asientos cargados en el período de tiempo que figura en la Sección: Fecha de Asiento.

2. La ventana de Parámetros está incompleta o no está definida, por ejemplo la Cuenta de Resultado del Ejercicio, o Activo, Pasivo, etc.
3. La Cuenta de Resultado del Ejercicio, está definida en el Plan de Cuentas como no imputable.

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2. ¿Por qué en el Balance Impositivo, el resultado del ejercicio sale con montos diferentes en las columnas de inventario y de resultados?

Puede ser que la cuenta "Resultado del Ejercicio" tenga movimientos en el libro diario o los balances de sumas y saldos no coincide las columnas, en este caso debe verificar primero su plan de cuentas para verificar si no tiene cuentas que no deben ser imputables (cuentas madres) o hay asientos con cuentas que no existen.

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3. ¿Por qué no sale el Balance General o el Cuadro de Resultado?

El motivo principal es porque no estan definidos los códigos de las cuentas principales (Activo, Pasivo, etc.).

Puede que no coincida la fecha que ingreso con los datos cargados en el libro diario, o le falta ordenación al CONTASYS.

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4. ¿Por qué cuando se pide un Balance General, no trae las cuentas del Activo, Pasivo y Patrimonio Neto?

Porque la ventana de Parámetros no está completa. Es ahí donde se definen los grandes grupos contables. O sea en la ventana de Parámetros se define con que cuenta empiezan los rubros de: Activo, Pasivo, Patrimonio Neto, Ingresos y Egresos.

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5. ¿Por qué los informes exceden el margen de las hojas al imprimir, y pasan al renglón de abajo?

Ocurre cuando se está imprimiendo, por ejemplo el Libro Diario, Mayor, Balance de Sumas y Saldos, Impositivo, etc. Lo que ocurre es que la línea es más larga que el largor de la hoja, entonces lo que no cabe en una línea,  baja al siguiente renglón. Esto se soluciona ingresando a el Botón "Configurar", que se encuentra en la misma ventana del listado, y está debajo de la opción "Listar" y "Totales", una vez ingresado en Configurar, se debe seleccionar Estilo, y ahí cambiar el tamaño del Texto, existen diferentes tipos de tamaño, los tipos más usados son: "Normal" (grande), "Condensado" (Pequeño) y "Extracondensado" (más pequeño).

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6. ¿Por qué imprime un Asiento por cada hoja?

Probablemente Usted tenga una impresora Hewlett Packard, en cualquiera de sus modelos, HP 600/693.

Esto ocurre cuando en la Opción de Configurar, en la Ventana de Estilo, Sección Totalizaciones, el Estilo esté en Negrita, Subrayado, etc. Cámbielo a Normal, y su impresión saldrá así como aparece en la pantalla. Pero debe tener en cuenta siempre la configurar externa que tienen las HP para la impresión en DOS.

Otra de las causas puede ser que en el botón “Configurar”, en “General”, la opción “Nueva página por totalización" esté en "Sí", en este casos solo debe cambiarlo con la tecla [+] a "No".

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7. ¿Por qué cuando se lista un asiento aparecen cuentas sin nombre a su lado derecho?

Porque hay asientos sin cuentas, o los códigos no existen en el Plan de Cuentas. La solución es crearle con el número de código la cuenta respectiva o cambiarle en el asiento diario por otra cuenta existente.

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